Privacy

Uw privacy is belangrijk voor ons.

Deze privacyverklaring heeft betrekking op de verwerking van persoonsgegevens van de deelnemers aan de Evenementen van ABSoluut Gent 10 Mijl BV (“AG10M”). Alle persoonsgegevens die wij van u ontvangen worden verwerkt in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming, in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”), evenals deze privacyverklaring.

AG10M verzamelt voor een optimale deelname aan en beleving van onze evenementen persoonlijke gegevens van u. We lichten hierbij toe hoe wij deze gegevens gebruiken.

1. Wie verwerkt uw gegevens?

ABSoluut Gent 10 Mijl is de verantwoordelijke voor het beheer van uw gegevens.

ABSoluut Gent 10 Mijl BV
Schoonzichtstraat 33
9051 Sint-Denijs-Westrem, België
KBO 0526.836.791

2. Welke gegevens gebruiken wij?

Wij gebruiken de gegevens die u ons bezorgt bij de inschrijving, o.a.:

• Naam en voornaam;
• Leeftijd;
• Geslacht;
• Adres;
• Emailadres;
• Telefoonnummer;
• Telefoonnummer voor dringende oproepen;
• Nationaliteit;
• Club (indien lid van een club);
• Deelnemersnummer;
• Betalingsdetails;
• Informatie die u ons doorstuurt in het kader van uw communicatie met ons.
  

Naast deze gegevens gebruiken wij soms ook de volgende gegevens die u betreffen, voor zover de verwerking hiervan noodzakelijk is voor de verwerkingsdoeleinden uiteengezet in artikel 3:

• Foto’s, video’s en ander audiovisueel beeldmateriaal;
• Lokalisatie tijdens het evenement;
• Resultaten voor publicatie;
• Wanneer u een van onze events bijwoont, kunnen we uw gegevens verzamelen via (i) videobewakingscamera’s (we gebruiken tekens waar dergelijke camera’s worden gebruikt), en, (ii) indien beschikbaar, via cashless betaalkaarten die kunnen worden gebruikt om toegang te krijgen tot events en om ter plaatse aankopen te doen tijdens het event;
• Wanneer u onze websites of apps gebruikt, verzamelen we informatie zoals de browser en het apparaat dat u gebruikt, uw IP-adres, uw locatie, de site waar u vandaan komt, wat u wel en niet hebt gedaan met onze site/app, of de site die u bezoekt wanneer u ons verlaat.
• Wanneer u gebruikmaakt van een social media-functie binnen onze website of apps, en u post op social media, zal de social media-site ons enige informatie over u verstrekken.
• Als u toegankelijkheidsvereisten hebt, willen we er zeker van zijn dat u de beste ervaring hebt met het bijwonen van events. Om dit te doen, moeten we gegevens van uw behoeften (die kunnen inhouden dat u informatie over uw geestelijke of lichamelijke gezondheid verschaft) te verzamelen.
• In de weinige gevallen waarin we persoonlijke informatie van minderjarigen verzamelen, vragen we altijd toestemming aan de ouders en zullen we dergelijke informatie altijd uitsluitend verzamelen voor de doeleinden die zijn gespecificeerd op het moment dat we deze verzamelen.

3. Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?

Wij gebruiken uw gegevens:

a. Voor de uitvoering van onze overeenkomst met u en met name om:

• uw inschrijvingen te beheren, uw betaling te ontvangen en u te voorzien van klantenondersteuning, o.a. klantservice communicatie te bezorgen (ook via e-mail of andere middelen) waaronder reserveringbevestigingen, praktische informatie omtrent het evenement, herinneringen aan events en eventuele toegankelijkheidsvereisten;
• het verloop van het evenement te beheren, en o.a. om de lokalisatie van de deelnemers toe te laten en voor de veiligheid van het event;
• een klassement van de deelnemers op te stellen;
• foto’s, video’s en audiovisueel materiaal van het evenement te nemen;
• de publieke aankondiging van het klassement en de foto’s, video’s of audiovisueel materiaal op de website van het evenement, op de website van SQM Time (www.sqmtime.com) of andere media kanalen mogelijk te maken;
• een gepersonaliseerde webpagina voor u op te bouwen, met gegevens over uw deelname aan het evenement, dat u ook zichtbaar kan maken voor anderen, en om het gebruik van deze webpagina te monitoren.

b. Voor onze gerechtvaardigde zakelijke belangen, voor zover dit uw belangen en fundamentele rechten en vrijheden niet in het gedrang brengt:

• Om u te informeren over onze andere evenementen en activiteiten die u zouden kunnen interesseren (u kan zich te allen tijde uitschrijven indien u deze informatie niet wenst te ontvangen);
• Om foto’s en video’s waarop u staat afgebeeld te gebruiken voor sfeerbeelden, voor de promotie van het evenement en de volgende edities ervan (o.a. op sociale media’s);
• Om u informatie te bezorgen over de diensten en producten van de partners en sponsors van het evenement waaraan u deelneemt;
• Om marktonderzoek- en analyses te doen om onze producten en diensten te verbeteren en aan te passen;
• Om onwettig gedrag te voorkomen of op te sporen, om onze wettelijke rechten te beschermen of te handhaven of in andere gevallen toegestaan door de wet. Bijvoorbeeld ervoor zorgen dat tickets in handen komen van echte fans en deelnemers. Als zodanig kunnen wij uw gegevens gebruiken om het aanprijzen van tickets, misbruik van ons intellectuele eigendom (bijv. onze merken), fraude of andere misdrijven te voorkomen;
• Om een profiel voor u aan te maken om ons te helpen onze diensten aan u aan te passen.

c. Wij hebben een gerechtvaardigd belang om contact met onze deelnemers te houden en om onze evenementen te promoten. Voor foto’s, video’s en audiovisueel materiaal die geen sfeerbeelden zijn en die duidelijk de bedoeling hebben om uw persoon als centrale figuur af te beelden en te promoten, zal uw toestemming worden gevraagd bij gebruik ervan voor promotiedoeleinden. We zullen bij de verwerking van persoonsgegevens op basis van gerechtvaardigd belang altijd een evenwicht proberen te bewaren tussen onze gerechtvaardigde belangen en uw recht op privacy.

d. En desgevallend en enkel indien u hiermee heeft ingestemd:

• Om uw gezondheidsgegevens te verwerken om gevolg te kunnen geven aan verzoeken in verband met toegankelijkheidsvereisten of allergieën;
• Om uw data te bezorgen aan de partners en sponsors waarmee wij samenwerken om hen toe te laten u informatie te bezorgen over hun diensten en producten;
• Om aan de met AG10M verbonden vennootschappen (in de zin van artikel 1:20 Wetboek van Vennootschappen) de gelegenheid te geven u informatie te sturen over hun producten en diensten;
• Om uw gegevens aan partners door te geven, voor verder gebruik door hen (inclusief foto’s en ander audiovisueel materiaal waarop u centraal staat afgebeeld).
  

U heeft altijd het recht om uw toestemming hiervoor in te trekken.

4. Hoe lang worden deze gegevens bewaard en uw informatie onderhouden?

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan nodig (i) om u de door u gevraagde diensten te kunnen verlenen, (ii) voor de doeleinden die in dit beleid worden beschreven en (iii) voor de wettelijke doeleinden waarvoor wij verplicht zijn de informatie te bewaren.

Indien wij beelden van veiligheidscamera’s verzamelen, bewaren wij die maximaal één maand na het evenement.

Uw contactgegevens (naam, voornaam, e-mailadres en evenement waarvoor u zich heeft ingeschreven) worden bewaard voor onbepaalde duur om u te kunnen informeren over de andere evenementen. U heeft altijd het recht om te vragen geen informatie meer te ontvangen en uw contactgegevens zullen dan worden gewist.

Bij uitzondering zullen de foto’s en ander audiovisueel beeldmateriaal voor promotionele doeleinden en sfeerbeelden kunnen worden gebruikt voor onbepaalde duur.

Wij zullen uw gegevens veilig verwijderen wanneer deze niet langer nodig zijn voor deze doeleinden, in overeenstemming met ons bedrijfsbeleid.

5. Verkrijging van persoonsgegevens

Wij verkrijgen uw gegevens:

• rechtstreeks van u, door uw inschrijving voor en deelname aan één van onze evenementen, door een bezoek aan onze website, via sociale media, door uw inschrijving op onze nieuwsbrief, via rechtstreeks contact met één van onze medewerkers, vertegenwoordigers, etc.;
• via een verbonden entiteit in de zin van artikel 1:20 Wetboek van Vennootschappen.

6. Met wie delen wij uw gegevens en waarom?

We zullen uw persoonsgegevens niet verkopen, delen of op andere wijze doorgeven aan derden die niet zijn aangegeven in deze privacyverklaring. In het kader van onze activiteiten en voor dezelfde doeleinden als deze vermeld in deze privacyverklaring, kunnen uw persoonsgegevens toegankelijk worden gemaakt of worden doorgegeven aan de personen of op de manieren hierin opgenomen:

a. derden, onderaannemers, externe dienstverleners, andere instanties en verbonden entiteiten waar wij beroep op doen, die gespecialiseerd zijn in bepaalde taken:

• tijdsmeting, inschrijvingen, opstellen van klassement, nemen van foto’s, technische ondersteuning, marketing, rapportage, aanbieden van VIP en hospitality pakketten, enz;
• cloud computingproviders, die de IT-infrastructuur leveren waarop onze producten en systemen zijn gebouwd;
• onze sponsors en event partner die specifieke diensten organiseren of leveren bij een event;
• derden die door u ingekochte goederen en diensten leveren (bijv. merchandise) zodat zij uw bestellingen kunnen verwerken en uitvoeren;
• elke opvolger van ons gehele bedrijf of een deel ervan.

b. overheidsinstellingen of andere bevoegde instanties waar dit wettelijk is toegestaan of vereist of voor medische of veiligheidsredenen (bijvoorbeeld indien u zich tijdens het evenement onwel zou voelen);

c. voor publicatie van de resultaten en foto’s, video’s of ander audiovisueel materiaal in de diverse communicatiekanalen van het evenement;

d. partijen die betrokken zijn in een overname of herstructurering van AG10M, en die uw persoonsgegevens verwerven als onderdeel van deze overname of herstructurering (waarvan u steeds op voorhand  zal worden ingelicht);

e. aan andere personen indien u daarmee heeft ingestemd.

Met deze derden hebben wij de nodige afspraken gemaakt: zij zullen uw gegevens enkel verwerken voor de uitvoering van hun overeenkomst met ons.

Bepaalde onderaannemers verwerken uw gegevens buiten de EU: voor deze werden specifieke beschermingsmaatregelen genomen: ofwel zijn ze gevestigd in landen die een passend beschermingsniveau bieden aan uw gegevens, ofwel hebben wij zogenaamde “standard contractual clauses” met hen afgesproken. Indien wij beroep doen op verwerkers gevestigd in de Verenigde Staten kan het ook dat zij vallen onder het “Privacy Shield” programma. Een kopie van deze maatregelen is verkrijgbaar op verzoek (info@absoluutgent10mijl.be).

Het klassement van uw resultaten wordt meegedeeld aan het publiek (ook de media) alsook promotiebeelden en sfeerbeelden waaronder foto’s en ander audiovisueel materiaal.

7. Beveiliging

We hebben passende technische en organisatorische maatregelen geïmplementeerd om de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te waarborgen en uw gegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onwettige vernietiging, verlies, wijziging, ongeautoriseerde openbaarmaking of toegang. Uw persoonsgegevens worden opgeslagen in beveiligde databanken en de eventuele uitwisseling van persoonsgegevens gebeurt via beveiligde systemen. 

Wij hebben de nodige contractuele afspraken gemaakt met de derde partijen met wie wij samenwerken en geven uw persoonsgegevens niet door buiten de Europese Economische Ruimte zonder de garantie dat uw gegevens daar ook een evenwaardig beschermingsniveau genieten.

8. Uw rechten

U heeft het recht op inzage en correctie van uw persoonsgegevens.

U heeft ook het recht om zich in bepaalde omstandigheden te verzetten tegen het gebruik ervan of om de schrapping en het wissen van uw persoonsgegevens te vragen, evenals het recht om een beperking van de verwerking te verzoeken, alsook het recht om de overdracht van uw gegevens te vragen, zoals voorzien in de artikelen 15 tot 20 AVG (Algemene Verordening Gegevensverwerking).

U heeft ook het recht om zich kosteloos te verzetten tegen het gebruik ervan voor direct marketingdoeleinden.

Om uw rechten uit te oefenen, stuur een e-mail naar info@absoluutgent10mijl.be met aanduiding van uw naam, voornaam, en de naam van het evenement waaraan u heeft deelgenomen. Een identiteitsbewijs kan worden gevraagd.

Wij maken u erop attent dat sommige Persoonsgegevens uitgesloten kunnen zijn van het recht op toegang, correctie, bezwaar, vernietiging of verwijdering, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

9. Publicatie van resultaten

Het opstellen van een klassement van deelnemers is inherent aan een competitie zoals het evenement. Het maakt dus deel uit van de overeenkomst omtrent de deelname aan het evenement.

De resultaten worden gepubliceerd op de website van het evenement, alsook op de website van SQM Time (www.sqmtime.com) en op andere websites of in andere media.

Verzoeken om uit de resultatenlijst te worden geschrapt zullen dus niet ingewilligd worden indien dit de resultaten zou beïnvloeden.

Professionelen, semi-professionelen en personen die een prijs of medaille hebben gewonnen tijdens het evenement hebben geen recht om uit de resultatenlijst te worden geschrapt. De andere deelnemers kunnen een verzoek richten tot wissen van hun deelnemersnummer, hun naam en voornaam, alsook leeftijd, zodat hun identificatie achteraf niet mogelijk is. Dat verzoek kan worden gericht aan info@absoluutgent10mijl.be met vermelding van het evenement, van hun naam en voornaam; een bewijs van identiteit kan worden gevraagd.

10. Gebruik van foto’s en video’s

Tijdens het evenement worden mogelijks foto’s, video’s en ander audiovisueel materiaal genomen.

Het evenement vindt plaats op een publiek toegankelijke plaats. Door uw deelname aan een publiek evenement aanvaardt u dat er foto’s en ander audiovisueel materiaal van het evenement worden genomen waarop u zichtbaar bent, maar waarbij het beeldmateriaal niet rond uw persoon als centrale figuur wordt opgebouwd. Wij hebben een rechtmatig belang om gebruik te maken van dergelijke foto’s en audiovisueel materiaal voor promotie en beleving van onze evenementen.

Er worden mogelijk ook foto’s en audiovisueel materiaal genomen waarop u als centrale figuur wordt afgebeeld. Wij hebben een rechtmatig belang om gebruik te maken van deze foto’s en ’audiovisueel materiaal in brochures, op affiches en algemeen marketing materiaal en op de website van het evenement voor de promotie en sfeerbeleving van het evenement en van de volgende edities hiervan. U heeft het recht om het wissen van deze foto’s te vragen tot 6 weken na het evenement. Daarvoor mag u een e-mail sturen naar info@absoluutgent10mijl.be met aanduiding van uw naam, voornaam, en de naam van het evenement waaraan u heeft deelgenomen en aanduiding van de betrokken foto of video. Een bewijs van uw identiteit kan worden gevraagd.

Foto’s of audiovisueel materiaal die geen sfeerbeelden zijn en die niet zijn opgebouwd rond uw persoon als centrale figuur worden niet aan partners of sponsors overgemaakt, tenzij u hiermee heeft ingestemd.

11. Klachten

Als u vragen of klachten heeft over onze verwerking van uw persoonsgegevens, dan willen wij proberen u te helpen.

Contacteer ons daarvoor op info@absoluutgent10mijl.be.

Als u meent dat ons contacteren het probleem niet kan oplossen, dan biedt de wetgeving u het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit.

12. Updates

Deze privacy policy werd laatst geactualiseerd op 25 april 2023. Wij passen de privacy policy geregeld aan in het kader van de Algemene Verordening Gegevensverwerking. Via onze gebruikelijke communicatiekanalen (m.n. de website www.absoluutgent10mijl.be of e-mail) krijgt u steeds toegang tot de meest actuele versie.